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10 dicas para síndicos profissionais se destacarem

26/08/2021 - Post

Hoje nós vamos falar mais sobre administração de condomínios, especificamente para síndicos profissionais que desejam se destacar à frente da gestão condominial. Vamos compartilhar dez tópicos que fazem do síndico profissional mais que um gestor, um facilitador da comunicação do condomínio e destaque entre os moradores.

Vamos as dicas:

  1. Entenda o porquê da sua contratação;
  2. Faça reuniões periódicas e trace uma gestão clara;
  3. Seja presente, principalmente de forma virtual;
  4. Cuide das áreas comuns, zele pela limpeza do condomínio 
  5. Faça as manutenções preventivas e registre no calendário do condomínio;
  6. Faça antes e depois, registre e mostre seu trabalho;
  7. Dê atenção, converse e treine os funcionários;
  8. Faça um projeto de segurança e discuta o tema com moradores;
  9. Não avalie as empresas pelo preço, busque o melhor benefício e eficiência para os moradores;
  10. Conte com uma administradora de condomínios eficiente.

 

​​1) Entenda o porquê da sua contratação.

Existem muitas formas que um síndico profissional pode ser contratado. Existem condomínios em que um síndico em exercício cuida da contratação, outros em que o conselho toma essa ação, outros que fazem um grande orçamento entre profissionais e outros que uma indicação na assembleia muda o jogo.

Em qualquer um desses cenários é fundamental entender o que cada um espera do seu trabalho e porque você foi contratado. Havia outros candidatos? Havia proprietários concorrendo? O que fez sua proposta se destacar? Essas perguntas são importantíssimas de serem respondidas e fazem parte de um briefing que o síndico profissional faz assim que assume a gestão de qualquer condomínio. 

Esse briefing é realizado a partir de perguntas chaves que determinam o perfil do condomínio em que você deve focar seu trabalho, segue um exemplo de briefing.

Gestão passada:

  • os condôminos ficaram satisfeitos com a gestão passada? Por quê?
  • as contas da gestão passada foram aprovadas? 
  • quais documentos estão em poder da antiga gestão? Você está ciente de todos eles? 
  • qual a forma com que a gestão anterior se comunicava com os condôminos? Essa forma era bem aceita? Como você vai fazer? 

Dores atuais:

  • qual o principal problema que o condomínio tem na visão dos proprietários?
  • o que os proprietários mais gostam no condomínio em que moram?
  • os problemas estão claros para todos? Há divergências de suas urgências?

O que esperam:

  • o que os condôminos acreditam que seja sua principal função?
  • os proprietários enxergam que seu trabalho tem prazo? Qual? Por quê?
  • quais as demandas recorrentes aos síndicos desse condomínio? Como normalmente eles entram em contato para resolver essas demandas e como eles esperam que esse contato continue?


2) Faça reuniões periódicas e trace uma gestão clara.

Após o briefing em um condomínio é importante traçar um plano gestor para o condomínio. Através do descritivo de como está e como os proprietários desejam o condomínio, filtre os principais pontos, escreva soluções para os problemas e caminhos para alcançá-las. É importante que seu plano tenha respostas rápidas para os impasses do condomínio, mas que também inclua as soluções definitivas, não importa o prazo. 

Além disso, defina metas para cada um dos pontos apresentados, tanto uma meta de trabalho quanto uma meta financeira. Um exemplo: se o condomínio precisa de obras, defina uma meta de entrega de 25%, 50%, 75% e 100% da obra; além disso, defina o quanto é previsto que o condomínio gaste em cada uma das etapas e, caso necessário, quando se deve começar a arrecadar cota extra ou reajustar a cota. 

Definido as metas e um plano claro, apresente esse plano e marque reuniões periódicas para falar sobre as metas ou outros pontos mais importantes que surjam ao longo do caminho. A maior parte dessas reuniões não precisam ocorrer com todos os proprietários: uma dica é escolher alguns proprietários mais ativos e influentes; além disso, sempre conte com os conselheiros fiscais ou consultivos e, quando houver, com as comissões especiais (como de obras). 

 

3) Seja presente, principalmente de forma virtual 

Você já imaginou como seria o trabalho de um síndico profissional há 20 anos? Sem internet, sem smartphones, tendo de realizar visitas periódicas e descobrindo problemas em fases bem piores. A virtualização do trabalho é uma ferramenta que em muito ajuda os síndicos profissionais, isso porque permite a administração de vários condomínios simultaneamente, a troca rápida de vistas ou horários entre condomínios, a rápida percepção de problemas; além disso, amplia a área de atuação do síndico, amplia a capacidade de gestão do financeiro e a capacidade de comunicação. 

Grupos de WhatsApp, listas de transmissão com condôminos, aplicativo de gestão condominial, assembleia virtual; use as ferramentas que estão disponíveis. Por meio do uso de grupos de WhatsApp, por exemplo, reuniões e feedbacks do conselho ficam mais simples e rápido, por e-mail você pode fazer uma lista de como está andando suas metas e seus trabalhos para todos os condôminos, usando o aplicativo de câmeras do condomínio você pode ver ao vivo como estão seus funcionários.

Use a tecnologia a seu favor, mas, não deixe de criar e participar de eventos sociais. O contato e convívio é a prioridade, a tecnologia tem de ser uma ferramenta para ampliar seu lado social e contato com os moradores, por isso, não deixe de lado também os eventos sociais físicos. Quando possível, reúna moradores que desejam realizar festividades em áreas comuns, como dia das crianças.

 

4) Cuide das áreas comuns, zele pela limpeza do condomínio.

Seus condôminos passam diariamente pelas áreas comuns, pelas dependências do condomínio e utilizam-se das funcionalidades disponíveis. Manter as áreas comuns limpas e organizadas, portanto, é fundamental. 

Uma dica é manter um calendário de limpeza das áreas comuns compatível com o uso pelos condôminos e tamanho. O ideal é que áreas de espera, salões de convivência, corredores e lobbies - principalmente os que terminam nos elevadores - sejam limpos diariamente, mesmo que de modo superficial. Quanto maior o movimento, mais rápidos essas áreas ficam sujas e mais fácil de alguém perceber e reclamar.

Além disso, mantenha em sua planilha de vistorias uma sessão de vistorias de limpeza. É fundamental que nas visitas periódicas ao condomínio o síndico cumpra a vistoria de limpeza, pergunte a proprietários, se possível, como está a organização das áreas comuns e converse com os funcionários responsáveis. 

 

5) Faça as manutenções preventivas e registre no calendário do condomínio.

Manutenções preventivas são fundamentais para o bom funcionamento de máquinas, equipamentos e estruturas. Além de, muitas vezes, são obrigatórias como nos casos de elevadores e equipamentos de prevenção de incêndios, as manutenções preventivas costumam ser mais baratas que as corretivas e mantém a ordem do condomínio sem necessidade de grandes intervenções.

É fundamental que exista um calendário de manutenções e um registro claro das últimas manutenções e laudos. Esses registros ajudam não somente a organização e periodicidade das manutenções, mas também auxiliam os técnicos e empresas que realizam o serviço assim como em eventuais fiscalizações. 

Uma dica, além do registro, é que se busque as normas técnicas relativas a próxima manutenção programada e as armazene junto aos registros. As normas técnicas podem ajudar em dúvidas sobre a qualidade do serviço de uma empresa, ou, ainda, prevenir falhas graves.

 

6) Faça o antes e depois, registre e mostre seu trabalho.

Não basta fazer um bom trabalho, é preciso deixar claro que o trabalho é bom. Não só por propaganda, mas muitas vezes o síndico profissional é obrigado a tomar decisões difíceis como ter de escolher um serviço em detrimento de outro por conta de um caixa apertado. 

Por isso, é fundamental mostrar as atitudes que estão sendo tomadas e, quando não for a melhor, explicar o porquê daquela decisão difícil. O ser humano, também, é um animal que grava e percebe melhor as imagens e gráficos do que memoriza mensagens ou circulares; por isso, é sempre bom que o síndico se utilize de elementos gráficos e de fotos, como antes e depois de uma limpeza de área comum ou de um reparo. 

A imagem e a frequência da comunicação do bom trabalho, assim como a percepção de que agora está melhor que antes, facilitam na hora de barganhar por mais recursos ou na exposição em assembleias.

 

7) Dê atenção, converse e treine os funcionários dos condomínios.

 

Para tornar-se síndico profissional com certeza você teve de aprender, especializar-se em alguma área e deve ter contato com a ajuda de outros profissionais ou amigos e colegas disponíveis. 

 

Assim como na sua formação profissional, o treinamento de funcionários do condomínio guiados por você auxilia muito na capacidade e eficiência do trabalhador. Além disso, dar atenção, conversar constantemente e realizar treinamentos cria laços afetivos entre você e o funcionário, de forma que o convívio profissional é facilitado.

Uma dica é acompanhar um turno de trabalho de um profissional, perguntá-lo sobre seu dia, sobre as dificuldades e sempre tentar aprofundar mais a conversa. Se um vigia noturno, por exemplo, reclama que crianças têm sido mal-educadas tente entender em que contexto aconteceu, peça mais de um exemplo e para ele descrever melhor o caso; em muitas situações, a solução para o problema ficará evidente ou o próprio funcionário perceberá que o caso não é tão ruim quanto pensava.

 

8) Faça um projeto de segurança e discuta o tema com moradores.

Ao contrário do plano diretor, que é ligado diretamente à administração em exercício, existem projetos que são contínuos e de suma importância para manutenção saudável do condomínio. Um dos mais importantes desses projetos é o de segurança. 

Segurança é um assunto multidisciplinar e envolve vários projetos em um condomínio, como o de manutenção que já falamos aqui, os contratos de circuito interno de vigilância eletrônica, capacitação de funcionários e, principalmente: os moradores. Um condomínio seguro é aquele em que os condôminos tomam diariamente atitudes que sejam prudentes e estão vigilantes a possíveis falhas. 

Deixar o portão aberto por descuido, jogar cigarros ainda acessos na lixeira do condomínio e outras atitudes pequenas, mas muito graves, podem significar a afetação do patrimônio de todos. É preciso que, como responsável pelo edifício, o síndico converse e busque sempre trazer informativos aos moradores, assim como puna atitudes que coloquem a segurança de todos em risco. 

Comprometer-se com um projeto de segurança e deixar claro para todos os moradores que esse projeto é fundamental faz parte de uma gestão profissional. O custo, principalmente de tempo, de realizar essa educação constante pode até parecer alto mas, o custo de incêndio, assaltos e outros males é muito mais.       

 

9) Não avalie as empresas pelo preço, busque o melhor benefício e eficiência para os moradores. 

Alguns síndicos assim que assumem a gestão de novos condomínios buscam uma abordagem fiscal ampla e apressada, isso pode significar problemas no médio prazo. 

O lado fiscal é muito importante para o condomínio, com certeza; ter uma arrecadação estável e gastos equilibrados será sempre uma das principais cobranças dos moradores, afinal um condomínio com uma saúde financeira ruim afetará, tarde ou cedo, os orçamentos familiares dos pagadores de cota condominial. 

Mesmo assim, o síndico que é profissional tem de ter cuidado ao trocar contratos com prestadores de serviço antes de entender melhor o condomínio. Novas empresas significam novas pessoas no condomínio, novos relacionamentos com moradores e, muitas vezes, não conseguem adaptar-se de modo completo gerando trocas sucessivas. A dica é sempre manter o diálogo constante com os prestadores de serviços, assim como no caso de funcionários; entender melhor as reclamações que possam existir, realizar diagnósticos mais profundos e tentar solucionar esses impasses junto com o prestador.

Haverá, porém, casos em que prestadores mostrar-se-ão inflexíveis e a administração interna terá de recorrer a outras alterativas, como rescisão. Nesses casos é importante buscar por empresas que indiquem, por meio de certificados e outras garantias, serem do mesmo nível de qualidade ou melhores para evitar surpresas. 

 

10) Conte com uma administradora de condomínios eficiente.

Todo o síndico tem de ter uma administradora eficiente para ajudá-lo na burocracia necessária para manter o condomínio, como na arrecadação de tributos, gestão de funcionários. 

Mais que outros síndicos, os profissionais precisam de uma administradora melhor que o convencional, por isso nossa dica é a contratação de uma administradora de condomínios eficiente como a Administradora Nacional. 

Na Nacional os síndicos profissionais podem contar com um aplicativo que sintetiza as informações fiscais de forma visual com ajuda de inteligência artificial, além de contarem com um canal de comunicação direta com os condôminos e com um atendimento personalizado e humanizado para resolução de problemas, pareceres e muito mais. 

Ter uma administradora de condomínios que realize a prestação de contas transparente e seja eficiente no atendimento é nossa dica final para você, síndico profissional, que deseja se destacar. Conte conosco!

 

 
Administradora Nacional

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