Dicas essenciais para uma boa previsão orçamentária

De todas as atividades que um Síndico precisa ter, a previsão orçamentária tem uma enorme importância. Esse documento é fruto de um processo de análise que considera todo o planejamento de gastos que o condomínio irá ter durante um ano. Essa previsão precisa considerar os custos usuais e antecipar possíveis problemas ou taxas também, tendo que ser apresentada ao conselho fiscal e à assembleia, no mínimo, uma vez ao ano. A escolha do período, que pode ser início do ano ou no fim, é estipulado segundo as normas do condomínio.

A previsão orçamentária precisa considerar as necessidades dos moradores e é por meio dela que será estipulado a taxa condominial. Ela costuma considerar:

• Contribuições previdenciárias;
• Folha de pagamento dos funcionários;
• Pagamento de férias, 13º salário, rescisões contratuais;
• Custos com contas de água, luz e obras em geral;
• Contratos com prestadoras de serviço;
• Manutenções preventivas;
• Material de limpeza e escritório;
• Valor do seguro condominial.

O objetivo deste documento é considerar os gastos de maneira responsável e que consequentemente melhore a qualidade de vida dos condôminos e valorize o imóvel.

A previsão orçamentária é também considerada um dos pilares para que o empreendimento possa aproveitar o máximo do dinheiro destinado. E como muitos Síndicos ainda possuem algumas dúvidas de como construir esse documento delicado e têm receio sobre como gerir da melhor maneira possível, separamos algumas dicas importantes para que o seu trabalho seja bem sucedido!

Busque conhecer o histórico de contas
Separe as previsões orçamentárias e gastos do condomínio anteriores. Analisar o passado é fundamental para compreender como seu condomínio funciona e quais são as falhas que você pode evitar. Separe tudo que foi despesa dos últimos 24 meses e comece a traçar como serão os próximos 12 meses do ano seguinte.

Separe as contas do condomínio e crie uma média
Que tal estruturar as contas básicas do condomínio em planilhas? Crie grupos com valor médio como folhas de pagamento de funcionários e conservação do edifício. Por exemplo:

1. A folha de pagamento ocupa cerca de 50% a 70% das despesas do condomínio. Neste item precisa também constar férias, décimo terceiro salário e encargos gerais. Verifique com calma também o quanto de horas extras costumam ser feitas por esses colaboradores e trace como um tipo de média para o ano seguinte.

2. Neste grupo de manutenção, organize e tire a média do que é gasto com os contratos das prestadoras de serviços para manutenções de portões, interfones, bombas, filtros, jardim e elevadores. Leve em consideração também dedetização e o laudo dos para-raios. Esse é o momento que vale comparar os preços destes serviços e se eles estão realmente valendo a pena. Faça uma pesquisa de mercado!

3. Na parte de despesas administrativas, coloque a isenção da sua parte como Síndico ou o pagamento dos honorários, fora os custos com a Administradora, caso houver.

4. No consumo entram as faturas relacionadas a água, energia e gás das áreas comuns ao condomínio. Sugerimos cobrar os itens separados e em forma de ‘rateio’ entre os moradores. Isso pode modificar inclusive a forma que eles encaram o consumo, trabalhando a conscientização e enxugando o orçamento.

Ainda na parte de consumo, precisamos incluir os itens básicos do dia a dia como sacos de lixo, o café fornecido aos funcionários, produtos de limpeza e afins. Pesquise valores e analise os preços de, no mínimo, 3 fornecedores diferentes. Escolha o que melhor combinar qualidade e bom preço.

Planeje os valores para o próximo ano
 

Considere as projeções para o próximo ano
O índice de correção utilizado será o IGPM (Índice Geral de Preços do Mercado) na maioria dos contratos e ele precisa respeitar a questão do tempo e do seu vencimento. Em outras palavras, se o contrato for atualizado em julho, não se pode projetar o IGPM para seis meses anteriores a julho, apenas os seus últimos.

O aumento do salários dos funcionários fica a cargo dos sindicatos, acompanhe o que cada um está pedindo para saber como será a estimativa.

Diferencia “melhora” de “manutenção
Os moradores do seu edifício tem dificuldade de compreender porque não podemos usar o fundo de reserva para cobrir, por exemplo, algum problema com encanamento ou elevadores?

É na previsão orçamentária que deve constar os chamados “gastos ordinários”. Despesas com melhora ou benfeitoria são de responsabilidade do dono da unidade, já a manutenção do edifício, diretamente dos moradores.

O que o síndico ou a Administradora pode fazer é tentar criar uma estimativa do que o condomínio pode precisar para esses gastos, assim pode-se separar um dinheiro para ele também, mas jamais tirar de um grupo de gastos para outros.

Falando em antecipar custos, a chamada “gordura” pode evitar grandes dores de cabeça para o Síndico. O bom de separar esse dinheiro é que ele pode cobrir um problema inesperado, fazendo com que o profissional responsável pelo condomínio respire mais tranquilo.

Apresente sua previsão orçamentária
Um síndico precisa dominar tudo que ele pesquisou e construiu no documento da previsão orçamentária, assim será capaz de tirar todas as dúvidas e conseguir vender bem suas ideias. Nós sugerimos que o documento seja enviado previamente para os moradores estudarem com calma e poderem discutir em assembleia com o Síndico. Sempre bom lembrar que um Síndico com o respaldo de uma boa Administradora como a Nacional, pode ajudar a sanar as dúvidas sobre a previsão orçamentária e conseguir apoio para sua aprovação.